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【トヨタで学んだ「紙1枚」にまとめる技術】要約まとめ [本/Biz経済]






トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術

トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術

  • 作者: 浅田すぐる
  • 出版社/メーカー: サンマーク出版
  • 発売日: 2015/02/10
  • メディア: 単行本(ソフトカバー)


【トヨタで学んだ「紙1枚」にまとめる技術/浅田すぐる/15年2月初版】
究極のゴールは、「紙ゼロ枚」で仕事ができるようになること。

「お~い〇〇君、これどういうこと?」
「これはですね、一言でいうと、〇▲さんが反対してるけど、部長の決済はすでにとっていて、
制作サイドとの話も進んでます。そのまま伝えていただければ大丈夫です。
もし具体的なご意見があれば、明後日の打合わせに同席頂いてもかまいません」
「そうか、わかった」

仕事のできる人というのは、突発の場面ですぐれたコミュニケーション能力を発揮する人であると。

なるほど、すごく共感します。結局仕事を頼みやすいのは、
コミュニケーションコストのかからない人なんですよね。
「これをあれしといて」とか「あ・うん」の呼吸で仕事ができる気安い仲間。
もちろんちゃんと仕事の結果を出してもらうのは、当たり前の話として。

そういえば楽天でしたっけ、英語が社内言語とかいって、
わざわざコミュニケーションコストを高くしてる。大丈夫なのかな。日本の会社なのに。
たしか外国人比率は10%だったはずです。
メリット>デメリットなのかもしれませんが。
なんか計り知れないメリットがあるのかなぁ・・・


ざっと1時間弱で読める本。わりと長い間ビジネス本のベスト10に君臨してました。
みんなパワポが嫌いなのかなぁ、とか思ってましたが。


百聞は一見に如かず。
トヨタの書類はどんな感じか以下に。フォトはクリックで拡大

DSC_0169.JPG



DSC_0170.JPG



DSC_0171.JPG


以下に読書メモを。

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<トヨタの書類文化>
トヨタでは、業務上の書類はすべてA3またはA4の紙1枚に収める。
報告書、企画書、会議資料や議事録、打ち合わせ時に使う資料、プレゼン資料、
スケジュール確認用リスト、考課面談用の書類・・・どんな種類の書類も、
どんなに複雑な内容の書類も、原則「紙1枚」で作っていく。
ただしすべての書類を紙1枚にまとめる習慣はあっても、
それを「どうやってまとめるか」というマニュアルはなかった。




<3秒での決断>
豊田社長は「決断は3秒以内で行う」という独自ルールをもっているそうだ。
できるだけ早い決断を心がけている。これはつまり、部下の立場からすれば、
それくらい短時間で決断をくだせるような「紙1枚」を、用意しなくてはいけないということ。




<トヨタの1枚に共通して掲げられているテーマ>
トヨタではどんな仕事でもベースに1枚の書類があり、その1枚をもとに仕事が進む。
1つの案件に対して、担当者は最初に1枚をつくる。上司と打ち合わせるときは、
必ずその書類を持っていき、段取りや内容を詰める。

トヨタには係長、課長、室長、部長がいて、
大きな案件については、段階的にこの4人との打ち合わせが必要だ。
打ち合わせのたびに1枚の内容に修正がかけられ、仕事が前進していく。

何度もそういう1枚を見ていくうちに、そこに共通のテーマが掲げられていることに気づいた。
それは次の5つ。

目的、現状、課題、対策、スケジュール。

議事録も企画書も報告書も、少なくとも5つの観点から考えてまとめていけばいい。
そして5つがクリアになったら、あとは行動する。そうすれば仕事は進んいく。




<パソコンより、手書きがいい>
アイデアを練っている段階、整理する、考える段階では、
パソコンのエクセル画面より、紙に手書きしたほうが効率も良く、効果が出やすい。なぜか?

このようにアイデアを書き出してみるのがいいと。
たとえば以下の表「上司がしてきそうな質問は?」

DSC_0172.JPG
※エクセル1というのはこのフォーマットに著者がつけた名称。手書きでこれをつくる。

トッパンフォームズの行った実験によれば、
パソコンの画面を見るときと紙面をみるときとでは、同じ情報でも脳の働き方が異なり、
紙面を見た時ののほうが、情報を理解しようとする部位である、前頭前皮質が強く反応する。

⇒去年聴講した、富士ゼロックス研究チームの「メディアの将来」によると、
紙とパソコンで文字を読むと、情報量の把握力があきらかに紙のほうが上だった。
何種類かの実験をやっていて、すべての実験で紙のほうが上回ってました。




<伝わる本質は山登りのようなもの>

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1.伝える前段階
数多くある伝えたいことを、たとえば15個⇒7個⇒3個⇒1個というふうに絞っていく。

2.人に伝える段階
まず1個に絞り込んだ頂上のメッセージから伝える。
「要するに私が伝えたいことを一言でいうと・・・・」

3.説明していく段階
当然一言だけで相手にわかりやすく伝えるのは難しいので、
「どういうことかという、ポイントは3つあって・・・」
それでも不十分な場合は、7個、15個の段階まで下りていって、
必要なキーワードを補いながら説明していく。




結局大切なものは、時間ということか。
時間さえ潤沢にあれば、何時間でも相手につきあえる。
たまに時間観念のない人がいて、すごい迷惑だったりする。
時間泥棒は許せないですよね。



時よ なぜあなたは僕を罰する♪
時よ あなたは僕の夢を洗い流す♪
時よ なぜ僕を残して行ってしまうのか♪

1995年のベストセラー、デビュー作が1600万枚売れました。
フーティ&ザブロウフィッシュでTime♪ 
デビューアルバムは20年たっても聴きます。名作だと思う。
サザン&カントリーロック系なので、日本ではほとんど売れなかったけど。




Cracked Rear View

Cracked Rear View

  • アーティスト:
  • 出版社/メーカー: Atlantic / Wea
  • 発売日: 1995/02/10
  • メディア: CD




関連記事:
【ゼロ秒思考/赤羽雄二/13年12月初版】
http://donhenley.blog.so-net.ne.jp/2014-05-06

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コメント 8

獏

こんにちは^^)
簡潔な書類 短い打合せ ひと目でわかる図や表
そういったことが大好きな獏です☆
1枚にまとめる・・・急にやると難しそうですが
慣れると同じ時間で仕事がたくさんできそう♬
コミュニケーションコストって考え方 いいですねー☆

by (2015-11-28 11:10) 

heroherosr

優柔不断な私はどんなにうまく紙1枚にまとめてあっても
3秒で決断なんて絶対にできそうにないです
by heroherosr (2015-11-28 16:20) 

don

獏さんこんばんは~
こってりの資料は、理解するのが大変なんですよね。
知りたいポイントが、ずれてると、もうどうしようもない^^;
シンプルな資料は、人にやさしい[__犬]
by don (2015-11-29 20:17) 

don

heroherosr さんこんばんは~
たぶん決断事項が山のようにあるんでしょうね。
次から次へと[__犬]
by don (2015-11-29 20:19) 

seawind335

これ私も持っています。
仕事にとても参考になりますよね。

ただ、うちの課員の誰かに課題図書として貸してから行方不明に・・・
(-_-;)
by seawind335 (2015-11-29 23:18) 

don

seawind335さんこんにちは~
お!お持ちですか。そして行方不明ですか^^
うちもここに貼ったページをコピーして、後輩たちに配りました。
少しはためになったかなぁ[__犬]

by don (2015-11-30 12:33) 

みかん

donさん、こんにちは ^_^

時間泥棒、、、いますよね。。。 
さんざん、私の時間を盗まれ続けてきたので、
今後はいろいろ理由をつけて
その方とのお付き合いを避けようと思ってます。

それができるぐらいに、自分の牙城を時間かけて
築いてきました(笑)

フーティ&ザ・ブロウフィッシュ、いいですね。
やはり、こういう楽曲はアメリカで聴くと
よりしっくりくるかも!ですね☆
by みかん (2015-12-01 10:23) 

don

みかんさんこんにちは~
うまく避けれたらいいですね。
ただそういう人は、なかなかしぶとい。
こちらがフェードアウトしようにも、逃がしてくれない^^;
わりと横柄なぼくでも、ロックオンされてしまうことがあります。
[__犬]

by don (2015-12-01 12:09) 

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